León, Gto.- Conservar el acervo histórico de la ciudad nació de la idea del primer director del Archivo Histórico Municipal de León (AHML), Vicente González del Castillo quien clasificó miles de documentos que estaban listos para el kilo y convertirlos en testimonios de León. Ahora el reto es resguardar casi 500 años de historia: La digitalización es el arma.
El reto lo asume el joven Gilberto de la Torre Malacara, titular del área de Digitalización del Archivo Histórico Municipal de León (AHML), departamento impulsado por extitulares de Archivos Generales: Luz Araceli Andrade Cifuentes y el maestro Mario Vázquez Cantú en 2018-2019.
Tras una evaluación del acervo del Archivo Histórico efectuado por una empresa especializada se determinó trabajar con el Fondo de Alcaldía Mayor integrado por 2,743 expedientes de los cuales se han digitalizado 1,783, más de 40 mil imágenes, que significa un avance del 65%.
Sobre su departamento de digitalización Gilberto De la Torre Malacara dijo que lo primero es que debe estar limpio y esbozó los mecanismos que realizan para cumplir su misión de preservar y conservar la historia de León en la era digital.
El AHML está celebrando sus 77 años de existencia y está considerado uno de los mejores del país, aseguró el Director General del Archivo del Congreso del Estado, su peculiaridad: está a la vanguardia en tecnología y digitalización.
El AHML contará con nuevo escáner de gran formato para digitalizar periódicos. Actualmente se trabaja con el de tamaño carta y oficio. Además una cámara especial para bandos.
Digitalización paso a paso
Explica Gilberto de la Torre Malacara que la digitalización de cualquier documento se hace en coordinación con la Comisaría de Preservación donde se lleva un orden para que revisen caja por caja, expediente por expediente y determinar la viabilidad de digitalización.
Si determina la comisión de preservación sí son aptos y físicamente disponibles para digitalizarse se procede en consecuencia.
- Se hace una carpeta con el nombre del expediente: número de caja, expediente, fondo, sección, serie, la fecha y número de fojas. (Identificar el expediente).
- Hecha la carpeta arranca la digitalización. Se abre el programa de escáner, se genera una nueva carpeta que lleva un nombre. Ejemplo: Alcaldía Mayor, Justicia, sucesiones, caja 75, expediente 06/1743. Se crea, se abre y se pone el nombre de cada archivo que crea la carpeta.
- Cada foja del expediente produce un par de imágenes y debe estar seriada toda la documentación que tiene el expediente, de tal forma que cada imagen por separado tiene un identificador. Cada archivo debe tener el nombre del documento.
- Se digitaliza cada documento. El escaneo proporciona un avance promedio de 10 segundos -ya preestablecido-. Con esta frecuencia, permite manipular el expediente y así sucesivamente durante todo el proceso.
- Hecho lo anterior el expediente está resguardado. (El original regresa a su caja). Así ya se encuentra en el primer resguardo del respaldo digital.
- Luego se abre la página de respaldo digital en línea, se tiene una biblioteca de documentos de uso interno, como resguardo y medida de seguridad primaria.
- Se hace una carpeta, se describe contenido del expediente, la que contiene: imagen máster, PDF máster y el PDF de tamaño reducido para consulta virtual. Así se concluye el proceso de digitalización. Se establece que lleven la marca de agua del AHML.
Por último Gilberto de la Torre Malacara citó los retos: capacitación, formatos de largo alcance, capacidad de almacenamiento, trabajar en TIFF y OCR. Sino el tiempo, la tecnología, los alcanza.
DMG